Word实用技巧大全(1)

来源:百度文库 编辑:亮点网 时间:2019/10/17 18:51:04


★ 插入其它语种的特殊符号

用Word进行文字处理时,往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。

1.插入符号法

  单击“插入”菜单栏,选择“符号”命令,在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。

但是此法调用符号模块时间较长,加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦,因此有一定局限性。

2.利用软键盘功能法

  Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。它们是:PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。我们可以根据需要,进行不同的选择。

  操作时,只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标,选中需要的软键盘,即可选定、插入符号。

3.利用英文字体设置

  在英文字体Wingdings和Webwings下,数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。

  另外,以此类推,利用上述几种方法,还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。方法是:在“三维文字”的“设置”中,输入上述的英文字母、数字和字符,字体选择为Wingdings或Webdings,则出现与之对应的符号或特殊图案,如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理,屏幕保护程序图案会更加美观大方,更加多样化。

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★快速输入大写中文数字

在一些特殊领域,例如银行等金融部门,经常需要输入中文的数字,一次两次可以,但是输入次数多了未免太麻烦了,这里介绍一种快速输入中文数字的方法:

执行“插入”菜单上的“数字”命令,在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输入1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”,单击“确定”,中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。

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★将姓名按姓氏笔划排序

  在举办会议或者进行评比时,需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先,将需要排序的姓名写出来,每个姓名要占一行,即输入结束后需按“回车”换行,选中所有需要排序的姓名,执行“表格”菜单上的“排序”命令。

  在“排序文字”对话框里,“排序依据”项选择“段落数”,“类型”项里根据各自的要求,可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式,在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式,单击“确定”,杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。 ---------------------------------

★在Word中插入当前的日期和时间

  用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单,只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置,按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期,而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。

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★锁定插入的日期和时间

  在上面的例子中,我们介绍了如何插入“日期和时间”,如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话,则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。如果用户并需要日期和时间的自动更新,可以单击时间和日期处,按下Ctrl+F11组合键,这样就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法,就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本,自然就不会自动更新了。

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★利用合并字符功能设置上下标

  用户在编辑文档的时候,有时会遇到某个字符同时具有上下标,例如X10 、10+2-1,公式编辑器可以轻松的完成任务,但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢?

  在工具栏里添加“合并字符”按钮,键入有上下标的字母,依次键入上标、下标,然后同时选中上下标,最后按下合并字符按钮,接着会弹出对话框,进行了相应的设置后,就完成了上下标的输入。

  需要提醒用户注意的是,如果上下标对不齐的话可以尝试加空格,另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。

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★使用⑩以上的数字序号

  以前在Word中输入10以带圈序号非常困难,现在Word XP 中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。点击工具栏上的○字按钮,在“文字(T)”栏输入“11”, “圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。

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★使用格式刷重复复制格式

  格式刷的用法相信广大用户都会,但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢?

  其实只要双击“格式刷”按钮,用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

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★利用拖放的方式复制网页

  在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行“复制”命令,接下来打开Word程序,进行“粘贴”。

  其实还有更加简便的方法,就是使用Windows最常见的拖放功能,选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了。

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★利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里

  用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

  方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。

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★让光标在段落间快速移动

  在编辑Word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。

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★巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”

  用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法,但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式,如从复制的网页文字粘贴到文档后,四周留下了表格边框;从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

  将需要的文字复制到剪贴板后,执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后,粘贴的文字就是无格式的,也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

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★快速显示文字格式

  在用户编辑文档的时候,有时需要确定某一段文字应用了何种格式(如字体、大小等)。

  执行“帮助”菜单上的“这是什么?”命令,鼠标指针变为一个问号后,单击需要确定格式的文字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键,然后单击需要查询格式的文字。如果不需要文字格式的显示,可以按下Esc键取消。

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★在Word中用另类方法复制文本

  选定需要复制的文字,按下Shift+F2组合键,这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样,然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。

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★去除自动添加的超级链接

  Word有很多自动功能,这无疑给用户的操作增添了无数的便捷,但有时也会感到有些不方便,比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接,对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢?

  有三种方法

1.即时方法,在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后,按下Ctrl+Z组合键,即可取消该自动转换。

2.长期方法,执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令,在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中,去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。

  需要提醒用户注意的是,使用此方法后,当用户再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接了。

3.取消其它位置的超级链接,如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本,只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

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★快速插入一对大括号

  将光标置于需要插入大括号的地方,然后按下Ctrl+F9组合键,就可以快速在插入点插入一对大括号,并且将输入光标置于大括号中。

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★在Word 2002中选择多个文档区域

  用户在Word 2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域,这样可以大大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样,就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。

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★禁用智能标记

  虽然智能标记大大方便了用户的操作,不过可能也有些朋友不喜欢它们,因为不时的弹出菜单太烦人了。那就将它们取消了事,方法很简单,仍然打开对话框,取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了,如果你仍想使用某个智能标记,那就在“识别器”清单中个别设置就行了。

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★WORD字体随身携带

  在日常办公中,常常要在另一台电脑上打印本机Word文档,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台电脑上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台电脑上又未安装该字体,那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体,又要正确打印出该文档,我们可以这样做:执行 “工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“保存”标签,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台电脑上打开此文档时,仍可用这些字体来查看和打印文档。

  注意:①如果想实现此目的,必须对该文档使用一种新的样式;②你想嵌入的字体只能是True Type字体;③这样的文档容量比较大,为了减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”选项;④在另一台电脑上打开该文档时,不能对嵌入的字体文本进行修改,否则会使嵌入的字体丢失。

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★为WORD文本加注解

  如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:

  ①先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令,打开“批注”窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;

  ②将光标移至需要加注释的文本后面,用“插入→脚注或尾注”命令,打开“脚注或尾注”对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);

  ③如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:选中要加注释的文本,用“插入→超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本,在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用“浏览”按钮查找到),按“确定”按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORD XP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。